ESPD

Czy brał(a) Pan(i) udział w przetargach publicznych ogłoszonych przed 2016/2017 rokiem i czy miał(a) Pan(i) do czynienia z sytuacją, w której zamawiający poprosił o dokumentację dotyczącą różnych wymagań kwalifikowalności, która miała być dostarczona wraz z ofertą przetargową. Nie wspominając o tym, że nabywca musiał zgodnie z przepisami prosić o taką samą dokumentację w każdym przetargu, co oznaczało, że dostawca musiał w kółko dostarczać te same dokumenty temu samemu klientowi.

Zgodnie z nowymi przepisami składanie dokumentacji o kwalifikowalności nie jest już wymagane w terminie składania ofert. Należy jednak pamiętać, że klient może poprosić o dostarczenie dokumentacji w dowolnym momencie, jeśli uzna to za konieczne. (Należy zwrócić uwagę na wymagania klienta dotyczące dostarczania dokumentacji w poszczególnych przetargach). Na tym etapie zaczyna odgrywać ważna rolę jednolity europejski dokument zamówienia (ESPD)

Jednolity europejski dokument zamówienia (ESPD) jest formularzem deklaracji własnej stosowanym w procedurach udzielania zamówień publicznych i został stworzony przez Komisję Europejską, by usunąć niektóre bariery stojące na drodze uczestnictwa firm w zamówieniach publicznych. Celem ESPD jest uproszczenie procesu udzielania zamówień pomiędzy dostawcami a zamawiającymi w sektorze publicznym. Dodatkowo ESPD ułatwia ofertowanie dostawcom zainteresowanym przetargami transgranicznymi w całej UE, zapewniając takie same wymagania wszędzie.

Wszystkie podmioty publiczne na całym terytorium EOG/UE są zobowiązane do stosowania formularza ESPD w odniesieniu do wszystkich transakcji o wartości wykraczającej ponad próg przetargowy dla EOG/UE.

ESPD służy jako wstępny dowód, że firma spełnia wymagania stawiane przez podmiot zamawiający określone w dokumencie.

Formularz ESPD nakłada różne wymagania kwalifikacyjne. Wymagania są podzielone w następujący sposób:

• Powody odrzucenia: Ten wymóg powoduje odrzucenie oferty w razie udziału w organizacjach przestępczych, korupcji, oszustwach, działalności terrorystycznej itd. Ponadto zawiera on bardziej ogólne wymagania, takie jak opłacanie podatków i VAT oraz tzw. przyczyny odrzucenia. Wymóg ten jest nowy, a Komisja Europejska nałożyła ten wymóg dla każdego uczestnika procesu zakupu.
• Wymagania kwalifikacyjne: Wymóg ten obejmuje wymagania dotyczące możliwości ekonomicznych, wcześniejszych referencji, certyfikatów itd. Formularz ESPD zawiera listę wymagań, spośród których nabywca może wybierać tak by wymagania były ustandaryzowane i wspólne dla wszystkich krajów EOG/UE.
• Kryteria wyboru: Wymóg ten stosuje się wyłącznie do postępowań z wstępną kwalifikacją, takich jak dwuetapowe postępowanie z negocjacjami, ograniczona procedura przetargowa i bezpośredni dialog. Celem jest wybranie ograniczonej liczby dostawców uważanych za najlepiej pasujących do realizacji zamówienia.

Po wypełnieniu i złożeniu formularza wraz z ofertą nie trzeba już przedkładać całej dokumentacji dotyczącej wymagań kwalifikacyjnych wraz z ofertą, tak jak było to konieczne wcześniej. Nie oznacza to, że w przyszłości nie trzeba będzie składać takiej dokumentacji. Zamawiający może w każdej chwili poprosić o dokumentację, jeśli uważa, że jest ona niezbędna w procesie oceny oferty. Dlatego też w praktyce należy mieć wszystkie dokumenty gotowe do złożenia.

Jeśli oferta firmy zostanie wybrana w postępowaniu, zamawiający ma obowiązek poprosić o pozostałą dokumentację.

Ponadto, nowe przepisy uprościły obecnie proces dokumentacyjny. Oznacza to, że jeśli firma przesłała już wymaganą dokumentację raz do jednego klienta nie musi już składać jej ponownie do tego samego klienta. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy ważność danego dokumentu wygasła, jak na przykład dla zaświadczenia podatkowego, które nie może być starsze niż 6 miesięcy.

Jeśli klient jest w stanie pozyskać dokumentację z bazy danych online, firma nie będzie musiała już jej przedkładać. Może się tak stać przy założeniu, że firma podała link do bazy danych w formularzu ESPD.

Należy również wspomnieć, że można przedstawić certyfikat rejestracji w systemie certyfikacji kwalifikacji do postępowań o zamówienia publiczne. Przykładami takich systemów są StartBANK, Achilles i Safe Tag. Certyfikat zastępuje wówczas zaświadczenie z systemu certyfikacji i stanowi ekwiwalent pełnej dokumentacji.

Podmioty z sektora publicznego zamierzające kupić towary lub usługi wysyłają wniosek do ESPD. Zamawiający określają wymagania kwalifikacyjne (patrz „Wymagania kwalifikacyjne” powyżej). Wówczas zostaje wygenerowany i opublikowany formularz ESPD odpowiedni dla danego postępowania przetargowego i udostępniony wszystkim zainteresowanym oferentom. Dostawcy zainteresowani zamówieniem odpowiadają, wypełniając i przedkładając formularze ESPD w odpowiedzi na wymagania kwalifikacyjne zamawiającego.

W ciągu najbliższych kilku lat wszystkie oferty będą dostarczane drogą elektroniczną za pośrednictwem portalu przetargowego. Jak już wspomniano powyżej, Mercell oferuje portal przetargowy. Ten portal przetargowy nadaje formularzowi ESPD jego pełny wymiar zintegrowanego rozwiązania, co oznacza, że oferent nie musi polegać na kilku innych rozwiązaniach, aby wypełnić ESPD.

Firmy, które nie korzystają z systemu zintegrowanego z ESPD, muszą wypełnić formularz ESPD drogą elektroniczną. Taki serwis jest oferowany przez Komisję Europejską i dostępny tutaj. Nie należy oczekiwać otrzymania formularza papierowego, który można wydrukować i wypełnić długopisem. Nabywca i dostawcy muszą korzystać z elektronicznego rozwiązania Komisji Europejskiej.

Ogłaszając zamówienie, nabywca wchodzi do serwisu ESPD Komisji Europejskiej i składa formularz zawierający informacje dotyczące zamówienia i obowiązujących wymagań. Wówczas system generuje i pobiera plik xml, który będzie opublikowany wraz z innymi dokumentami przetargowymi.

Oto jak należy postępować dalej:

1. Pobierz plik xml.file (z Doffin), a następnie prześlij go na portal ESPD.
2. Wypełnij pola, które będą wyświetlane na ekranie po przesłaniu pliku do portalu ESPD.
3. Na koniec skonwertuj formularz na plik PDF, pobierz i wydrukuj. Podpisz formularz i dostarcz go wraz z ofertą.

Różne rozwiązania ESPD mają ułatwić ponowne użycie wypełnionego formularza w różnych konkursach i ofertach.  

W zintegrowanym rozwiązaniu Mercell, formularz ESPD będzie przechowywany w taki sposób, aby mógł być ponownie użyty. 

W przypadku korzystania z rozwiązania Komisji Europejskiej, formularz jest pobierany i zapisywany na komputerze jako plik XML. Przy wypełnianiu nowego formularza ESPD w nowym postępowaniu, należy przesłać zarówno formularz zamawiającego jak i własny plik xml.  Wówczas informacje z poprzedniego formularza będą zintegrowane z formularzem nabywcy.

Formularz ESPD jest wymagany w przypadku wszystkich zamówień wykraczających poza próg EOG/UE.

Formularz ESPD pełni rolę wstępnej dokumentacji poświadczającej, że:

• Dostawca spełnia wymagania opisane w dokumentacji,
• nie ma powodów do odrzucenia oferty,
• dostawca spełnia kryteria wyboru.

Dokumentacja wymagań kwalifikacyjnych nie musi być składana wraz z ofertą. Jeśli jednak oferta firmy zostanie wybrana, dokumentacja musi zostać przekazana klientowi.

ESPD upraszcza cały proces zakupu, ponieważ firmy nie muszą już w kółko składać tych samych dokumentów.